Vacature: Administratief en financieel medewerker

MUS-E Belgium is op zoek naar een administratief en financieel medewerker die de dagelijkse administratie en financiën van de organisatie beheert. In deze rol fungeer je als belangrijke schakel tussen de kunstenaars en de coördinatoren, en zorg je voor een vlotte uitwisseling van informatie over lopende projecten, onkosten, facturen, betalingen, het opstellen van verkoopfacturen, en subsidiedossiers.

Over MUS-E Belgium

Sinds 2000 neemt MUS-E Belgium een voortrekkersrol op binnen de participatieve kunsten. Als tweetalige organisatie brengt ze actieve kunstbeleving binnen bereik van kinderen en jongeren, ongeacht hun voorkennis of achtergrond. Deelnemers worden uitgenodigd om in de wereld van de kunstenaar te stappen tijdens co-creatie trajecten waarbinnen verbeelding, experiment en dialoog centraal staan.

MUS-E Belgium initieert artistieke trajecten in het onderwijs, de vrije tijd en de welzijnssector. Kunstenaars uit verschillende disciplines vertalen hun eigen kunstenpraktijk naar open en creatieve processen in dialoog met de deelnemers. Sleutelbegrippen zijn verbeelding, actieve kunstbeleving en verbondenheid. 
MUS-E Belgium is een dynamische en nog steeds groeiende kunstenorganisatie. Het vaste team bestaat uit een 10-tal medewerkers + een wisselende ploeg van een 40-tal freelance kunstenaars (waarvan enkele met een tijdelijk contract).

Op deze website vind je meer info over onze projecten.

Takenpakket

  • Financiële administratie en boekhouding

Verwerken en uitbetalen van onkostennota’s van personeel en kunstenaars. 
Betalen van inkomende facturen.
Opstellen van verkoopfacturen.
Boeken van aankoopfacturen, verkoopfacturen en financiële verrichtingen in Myzen & ZenSoft.
Voorbereiden van de jaarafsluiting en samen met de externe boekhouder de afsluiting realiseren.
Financiële rapportage opstellen voor subsidiedossiers.
Analytische rapportage genereren uit ZenSoft.
Beheren van de algemene administratie van de vzw.
Subsidiedossiers opvolgen en afrekenen.

  • Personeelsadministratie

Maandelijkse prestaties doorgeven en uitbetalen via het loonsecretariaat.
Personeelsverlof regelen.
Maaltijdcheques en ALE-cheques bestellen.
Aanspreekpunt voor verzekeringen: personeel aansluiten, wijzigingen doorgeven, en bijkomende verzekeringen regelen indien nodig.

  • Kunstenaarsbeheer

Kunstenaars informeren over de wijze van vergoedingen.
Contracten van kunstenaars opvolgen en goedkeuren.

  • Office Management

Eerste aanspreekpunt zijn voor bezoekers en hen ontvangen.
Aankopen en aanvullen van kantoorbenodigdheden, zoals koffie, water en wc-papier.
Logistieke ondersteuning bij events of vergaderingen, inclusief cateringbestellingen.
Opvolgen van poetshulp en telefoons beantwoorden en doorverwijzen.
Pakketjes ontvangen en de vuilnisregeling opvolgen.
Dagelijks de algemene mailbox beheren en e-mails doorsturen.

Profiel

Bachelor diploma of gelijkwaardig door ervaring.
Relevante ervaring in administratieve functies.
Vlot tweetalig (NL-FR).
Zelfstandig en nauwkeurig kunnen werken.
Woonachtig in Brussel is een pluspunt.
Teamplayer.
Affiniteit met de kunstwereld en de socio-culturele sector.

Competenties

Kennis van een boekhoudpakket en basiskennis van boekhouding.
Goede beheersing van Teams, Excel en het Office-pakket.
Analytisch en probleemoplossend denkvermogen.
Multitasking en het respecteren van deadlines.
Verantwoordelijkheidsgevoel.

Verloning

MUS-E Belgium biedt een marktconform loon binnen het kader van PC 329.01 en een pakket extralegale voordelen (maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, terugbetaling woon-werk, vergoeding GSM).

Interesse?

Mail jouw motivatie en een gedetailleerd CV naar job [at] mus-e.be. Deadline voor aanmelding is 8 december 2024. Op basis van een eerste selectie worden op 12 en 17 december 2024 een gespreksronde georganiseerd. De nieuwe medewerker treedt zo snel mogelijk in dienst.